7 zasad jak być produktywnym

Nie można zarządzać czasem, ale można zarządzać sobą w czasie. Jeśli jesteś uświadomy upływającego czasu i umiesz go dobrze zagospodarować, to stajesz się organizatorem swojego życia. Poniżej cenne wskazówki jak w prosty sposób zyskać więcej wolnego czasu i umiejętnie planować swoje życie, będąc produktywnym.

1. Zadbaj o produktywne środowisko

Wszystko wpływa na Twoje efekty w pracy, zarówno ilość godzin przeznaczonych na pracę jak i wygląd Twojego biurka, przy którym siedzisz. Zanim zaczniesz pracę, przygotuj sobie stanowisko, tak byś mógł komfortowo usiąść i mieć dostęp do potrzebnych rzeczy wykonując dane zadanie. Zapewnij sobie ciszę i spokój, stwórz warunki w jakich uzyskasz absolutną koncentrację i możliwość nieprzerywanej pracy przez 1-2 godziny. Jeżeli lubisz, możesz też włączyć muzykę, która zachęci Cię i zmobilizuje do działania.

2. Wyznaczaj cele

Każdy zapewne wie, żeby osiągnąć wyniki należy wyznaczać sobie cele, jednak nie każdy tę wiedze stosuje w praktyce. Zapisz swoje cele i ustal daty ich osiągnięcia. Nie czekaj, tylko zrób to. Te większe cele podziel na mniejsze kroki i również rozpisz je w czasie. Każdego ranka zaczynając dzień przeglądaj swoje cele, bądź przepisuj, to ma za zadanie ukierunkować Cię na właściwe działanie, które będziesz musiał podejmować krok po kroku, aby je osiągnąć. Wieczorem zapytaj samego siebie, które z zadań dnia dzisiejszego zbliżyły Cię do celów i w jakim stopniu? Co jeszcze mógłbyś zrobić, aby je zrealizować? Które działania były zbędnę, które możesz pominąć? Zastanów się co możesz zrobić jutro lepiej oraz jak możesz lepiej wykorzystać swój czas? Wszelkie pomysły i odpowiedzi notuj na kartce, następnego dnia staraj się je wszystkie wdrożyć w życie.

3. Przejrzysty plan działania

Zanotuj wszystkie zadania do wykonania oraz określ ich ważność. Stwórz przejrzystą listę zadań planując działania na cały dzień. Najważniejsze jest, to abyś dobrze oszacował czas ich wykonania i zostawił sobie ok 20 % czasu, wówczas nawet, gdy wdadzą się chochliki czasowe w postaci nieprzewidzianych rzeczy do zrobienia nie zakłóci to Twojego planu działania. Nigdy nie wiadomo czy 20 minutowe zadanie nie zajmie Ci całej godziny, dlatego na to tez musisz być przygotowany.

4. Planuj z wyprzedzeniem 

Planuj swoje działania na dzień, tydzień, twórz też plany miesięczne i roczne. W planach dziennych i tygodniowych wypisz zadania, czym się zajmujesz na bieżąco, natomiast plany miesięczne i roczne ukierunkować Cię na właściwy tor, abyś odniósł sukces. Wypisz tam wszystkie ważne zadania oraz cele, które pragniesz zreealizować.

5. Usuwaj zbędne

Aby efektycznie zarządzać sobą w czasie musisz nauczyć się eliminować niepotrzebne, zbędne rzeczy. Zaraz po stworzeniu listy zadań zwróć uwagę czy nie znajduję się tam coś, czego nie musisz wykonywać. Zadanie, które nie będzie przynosiło ze sobą żadnych konsekwencji i tak naprawdę wykonanie go wcanie nie zbliży Cię do celu. Zbędne czynności usuwaj wykreślając je z listy, pamiętaj także o nadawaniu priorytetów i o tym, abyś zajmował się głównie najważniejszymi z nich. Warto co jakiś czas zadać sobie pytanie czy jesteś produktywny czy tylko aktywny?

6. Jeśli możesz – deleguj

Jeżeli jest ktoś, kto może wykonać Twoją pracę szybciej, lepiej i jest też bardziej opłacalne byś zlecił jej to zadanie – zawsze deleguj. Delegowanie jest najlepszym sposobem abyś zaoszczędził swój cenny czas i zachował energię. Niekiedy okaże się, że zadanie zostało lepiej wykonane niż zrobiłbyś to sam w pośpiechu.

7. Wykorzystuj zasadę Pareto

Z symbolem 80/20 i tym samym z zasadą Pareto zapewne spotkałeś się wiele razy, czytałeś, bądź słyszałeś o niej dużo, ale czy wykorzystujesz tę wiedzę w praktyce? Zasadę Pareto możesz zastosować niemalże w każdej kategorii Twojego życia, w domu, w pracy, na studiach, itp. Chodzi o to, aby wybrać 20 % najważniejszych rzeczy, które przynoszą aż 80 % efektów, a pozostałe mniej ważne zadania wyeliminuj, bądź zdeleguj. Na przykład jeżeli jesteś studentem przeznacz 80 % swojego czasu na wiedzę, która jest najważniejsza. Najważniejsze informacje pomogą Ci zdać przedmiot, a uczenie się wszystkiego po trochu, wprowadzi tylko zbędny śmietnik w Twojej głowie, będziesz znał mało przydatne informacje, bądź w ogóle nie będziesz pamiętał czego się nauczyłeś. Jeżeli zajmujesz się sprzedażą poświęć 80 procent swojego czasu na najlepszych 20 klientów. Skorzystaj z tej wiedzy i zawsze wybieraj 20 % zadań i czynności, które dadzą Ci 80 % wyników.