Jak zyskać więcej czasu?

Każdy z nas chciałby zyskać więcej czasu, jednak doba ma tylko 24 h i trzeba nauczyć się jak wykorzystywać te godziny, aby znaleźć więcej czasu dla siebie, dla rodziny, lub po prostu na niedokończone przez nas zadania. Poniżej przedstawiam 10 grzechów głównych, które NIE pozwolą na zdobycie więcej czasu. Warto więc się z nimi zapoznać, wyeliminować, bądź zmienić tak, by zwiększyć swoją produktywność.

1. Brak planowania

Planuj swoją pracę jaką wykonasz następnego dnia. Najlepiej wieczorem spisz na kartce listę zadań do wykonania na jutro, określ konkretną kolejność oraz godzinę wykonanego zadania, tym samym będziesz miał pewność, że niczego nie zapomnisz, a inwestując kilka, bądź kilkanaście minut na stworzenie takiej listy, zyskujesz następnego dnia do kilku godzin. Warto?

2. Odkładanie na później

Częstym błędem jest odkładanie na później, to zrobię później, a tamto wykonam jutro, w efektcie zapominamy o tej rzeczy. Jeśli możesz to zrobić teraz i nie zajmie Ci to więcej niż 15 minut, zrób to TERAZ! Pamiętaj o zasadzie D.I.N. (Do It Now), czyli Zrób To Teraz. :)

3. Brak priorytetowości zadań 

Rób tylko te rzeczy, które są najważniejsze. Po stworzeniu listy zadań, (pkt. 1), ustal priorytetowość. Ponumeruj zadania w kolejności od najważniejszego do najmniej istotniejszych i nie przechodź do następnego zadania, jeśli nie wykonasz tego głównego.

4. Robienie rzeczy zbędnych.

Jeśli masz problem z ustaleniem ważności, aby się upewnić czy to zadanie na pewno jest ważne, zadaj sobie pytanie, co się może stać, jeśli tego nie wykonasz? jakie mogą być tego konsekwecje, bądź jakie korzyści przyniesie Ci wykonanie tego konkretnego zadania? Bo być może nie warto robić wszystkiego?
„Najlepszą strategią zarządzania czasem, jest eliminacja” – Brian Tracy

5. Robienie zbyt wielu rzeczy na raz! 

Multitasking czyli wielozadaniowość. Każdy prędzej czy później złapał się na tym, że im więcej rzeczy robi się na raz, to tym więcej można zrobić, czy aby na pewno? O wiele bardziej jesteś skuteczniejszy, jeśli skupisz się tylko na jednej czynności, niż gdybyś kontynuował kilka na raz. Taki chaos powoduje jedynie zmniejszenie koncentracji i wcale to nie sprawia, że szybciej kończysz zadania, przeciwnie, tylko wydłużasz ich czas realizacji, a więc skup się tylko na jednej rzeczy.

6. Brak dyscypliny!

Pamiętaj, aby być efektywnym obowiązuję kolejna zasada: najpierw praca, później przyjemności. Czyli jeśli masz do wykonania jakąś pracę przed komputerem, to zanim zabierzesz się za maile, portale społecznościowe, fora, itp., wykonaj swoją pracę!

7. Nie dokończenie spraw

Tutaj kolejna ważna zasada GTD (Gettnig Things Done), czyli doprowadź sprawę do końca. Chodzi o to, abyś każde rozpoczęte zadanie nie odkładał na później. Wówczas Twój umysł przyzwyczai się, że dokończysz to później i zrobi z tego nawyk, aż te niedokończone sprawy będą się piętrzyły i z każdą chwilą narastały, a co z zadaniami, które masz do wykonania na bieżąco? Zatem wyrób sobie nawyk dokańczania każdego z zadań, wtedy nie spotkają się rosnące stosy papierów na biurku, ani zapchane skrzynki mailowe.

8. Robienie wszystkiego samemu

Jeśli możesz coś komuś zlecić, deleguj to. Niektórzy myślą, że nikt inny tego tak dobrze nie wykona, więc trzeba to zrobić samemu, nic bardziej mylnego. Są osoby, które chętnie pomogą, zawsze się znajdą tacy, którzy potrafią to zrobić, bądź szybko się tego nauczą. Nie bój się delegować sprawy innym, bo tylko tak zyskasz czas i pieniądze.
„Gdy sam wszystko robisz, szybko się nie dorobisz.” – przysłowie chorwackie 

9. Przeszkadzacze czasu, czyli czynniki zewnętrzne.

Chcąc efektywnie i wydajnie pracować musisz nauczyć się maksymalnie wyeliminować “przeszkadzacze czasu”. Może to być poprzez wyciszenie komórki, wyłączenie komunikatora czy programu pocztowego, zamknięcie drzwi, możesz także poprosić swoich kolegów z pracy, bądź rodzinę, jeśli pracujesz w domu, aby w danym czasie Ci nie przeszkadzali. Wtedy zachowasz pełną koncentrację na zadaniu i nikt nie będzie Ci przeszkadzał.

10. Brak organizacji stanowiska pracy.

Zorganizuj przestrzeń w jakiej pracujesz, swoje biurko, komputer, itp. Pamiętaj o porządku, wtedy znacznie łatwiej i szybciej znajdziesz zszywacz, jakiś dokument czy plik w komputerze. Używaj segregatorów, koszulek i półek na dokumenty, posegreguj je chronologicznie, bądź tematycznie, tak by łatwo było Ci z nich korzystać. Natomiast w komputerze usuwaj zbędne maile, pliki oraz skróty, w takim ładzie zyskasz mnóstwo czasu na szukanie potrzebnej rzeczy.

Zobacz także największe pożeracze czasu i jak je zwalczyć.
A Ty co jeszcze robisz, aby zyskać więcej czasu? Daj znać w komentarzu.